Let op: kans-alert. Je MOET aan het online webinar. Want de helft van werkend Nederland zit op het moment stil en heeft het een stuk minder druk dan “normaal”. Niet alleen doordat de reistijd verkort is van een ochtend in de file, naar de trap op naar zolder. Ook aangezien de “economie” plat ligt en er gewoon veel minder te doen is.
In week 8 van de lockdown heb je het op slot ook wel gehad met klussen, de thuis-leraar of thuis-lerares uithangen en Netflix-en. Tijd voor iets nieuws dus.
Nu is het fijne dat heel Nederland massaal aan het “online conferencen” is geslagen. Online webinar, online meetup, Zoom, Microsoft Teams, Hangouts, digitaal, op afstand, de termen vliegen je om de oren. Ik hoorde deze week zelfs over de eerste 1,5-meter-conferentie van Nederland. Met gemak vul je je werkdag met het ene praatje na het andere. Leuk hoor en heel leerzaam.
#Hoedan?
Maar hoe doe je dat nu goed, zo’n online webinar op afstand neerzetten? Want dat is toch iets met techniek en dus eng? En wat is het beste format? Waar moet je rekening mee houden?
Bij Keytoe besloten we de proef op de som te nemen. Normaal gesproken organiseren we altijd onze befaamde en beruchte Keytoe Meetups. 1x in de 2 maanden verzorgen we een avond, met een hapje en drankje, wat sprekers uit ons midden en vooral heel veel gezelligheid en inspiratie. Heel leuk om te doen en altijd heel leuk om de enthousiaste reacties in ontvangst te nemen.
En toen kwam corona.
Geen Meetups meer dus. Logisch, want dat trok soms wel eens tegen de 100 mensen. Onmogelijk in de 1,5 meter economie. En toch wilden we wel graag door. Dan maar online. Maar #hoedan?
Zo dan…
We gingen op verkenning en onderscheiden 3 vormen:
1. Een online live webinar, waar je je van te voren kunt aanmelden en waar de deelnemers via een live video verbinding de spreker(s) kunnen zien. De interactie gebeurd voornamelijk via een chat.
2. Een webinar waarbij de sprekers van te voren worden opgenomen en er tijdens de talks via chat vragen gesteld kunnen worden. Achteraf schakel je over naar een live uitzending waar de spreker(s) deze vragen kunnen beantwoorden.
3. Een webinar waarbij de sprekers van te voren worden opgenomen en er tijdens de talks via chat vragen gesteld kunnen worden. Achteraf schakel je over naar break-out rooms binnen een platform als bijvoorbeeld Zoom om vragen te stellen en na te praten
En dan vergeet ik vast nog wat vormen, maar dit zijn de 3 die ik tot nu toe tegengekomen ben. Zo hielpen we Feike Cats van Houden van Klanten op 23 april bij een opzet van zijn online live webinar volgens opzet nummer 1. 30 april hielpen we Stroomopwaarts voor de derde keer met hun digitale SEN-event volgens opzet nummer 2. En meteen daarna brachten we de Keytoe Online Meetup volgens de opzet van nummer 3.
Leuk, inspirerend, lekker het experiment aangaan en daar van leren. Ik moet zeggen, dat is gelukt. Zo kwamen we bij ieder van de vormen op positieve en negatieve punten. Wat daarbij opviel is dat het moeilijkste toch blijft om de juiste interactie te creëeren. Want waarom ga je überhaupt naar een event? Niet alleen om wat te leren en iemand te horen spreken, maar juist ook voor de interactie met anderen, om nieuwe mensen te leren kennen, of gewoon lekker te socializen.
Hoe graag we het ook anders zouden willen zien, dat is online toch net even wat lastiger. Jammer genoeg. Want interactie is ook juist wat je als spreker wenst. Ik heb voor de online meetup van Keytoe de intro ingesproken, maar dat is lastig zeg, praten tegen een camera die niets terugzegt. Liever praat je tegen een zaal vol mensen, die af en toe lachen, of ongemakkelijk kijken. Die feedback is waardevoller dan je denkt in zo’n situatie als waar we nu inzitten.
Voors en tegens
Goed, even per situatie de voors en tegens opgesomd. Wellicht help ik zo iemand anders met het opzetten van zijn of haar eigen online webinar.
Volledig live, interactie via de chat
Het leuke aan het volledig live doen is natuurlijk dat je de situatie van een normale conferentie zoveel mogelijk nabootst. Inclusief alle dingen die mis gaan. Dat ze misgaan is niet erg, dat maakt het juist ook authentiek. Je ziet de spreker en doordat hij enige vorm van feedback krijgt is het ook mogelijk om, hetzij beperkt, te reageren op het publiek. Daarnaast kan een side-kick ook wat leuke interactie tussen spreker en zichzelf creëeren, wat het weer leuker maakt om naar te kijken.
Groot nadeel is de techniek. Je hebt echt wel een flinke technische oplossing nodig (dus een investering) om te live-streamen naar meer dan 100 man. Via Youtube is wel wat mogelijk, maar ook daar ben je beperkt qua capaciteit. Live-streamen via Zoom kan ook, maar dan kun je vaak maar tot 100 personen toelaten. Dat kan beperkend zijn.
Daarnaast gaat er ook geregeld wat fout. Slecht geluid, haperend internet, vreemde kleuren, chats die niet werken, polls die het niet doen, etc. Het vergt verder wel wat voorbereiding en je hebt een stuk meer mensen nodig om je talk te kunnen faciliteren dan wanneer je hem in een zaal zou geven.
Ten derde is de interactie in deze vorm toch vrij beperkt. Als 100+ man tegelijk gaan chatten, is niet bij te houden wie wat vraagt. Niet alle vragen komen aan bod: een kleine chaos dus. Daarnaast is het ook lastig voor de spreker om echte interactie te krijgen. Het is toch vooral eenrichtingsverkeer. En de energie uit de zaal is vaak datgene waar de spreker op aan gaat.
Vooraf opgenomen, interactie via chat en vragen live beantwoord na afloop Deze vorm is dan technisch weer een stuk simpeler. Je hebt voldoende tijd om vooraf de talk op te nemen, te editten, fouten eruit te knippen en het technisch glad te laten verlopen. Uitzenden kan via verschillende systemen en je bent minder beperkt qua techniek, omdat bijvoorbeeld via Youtube Live veel mogelijk is op het gebied van uitzenden. En dus gemakkelijk om meerdere kijkers te verbinden.
Ook de live Q&A na afloop is gemakkelijker te faciliteren. Daar kan technisch natuurlijk nog wel iets fout gaan, maar omdat de vragen vooral via de chat binnenkomen, is het gemakkelijker om daar orde in de chaos te scheppen en de vragen te beantwoorden via de side-kick.
Daar kom je dan ook wel meteen op het grootste probleem. De chat stroomt snel vol met vragen, die pas achteraf beantwoord kunnen worden. Geen interactie dus tijdens de talk, maar alleen achteraf.
En ook achteraf blijkt die interactie toch wel tegen te vallen. Ok, je vraag wordt uiteindelijk wel beantwoord, maar er kan veel tijd zitten tussen de vraag stellen en het antwoord. En dat is jammer. Je mist toch erg het directe gesprek met de spreker.
Vooraf opgenomen, interactie via chat en achteraf Q&A via Zoom
In deze versie werk je weer met vooraf opgenomen video’s. Ruimte genoeg dus om de plooitjes glad te strijken en een kwalitatief hoogwaardige talk neer te zetten. Het broadcasten kan ook zonder problemen voor veel mensen gebeuren. Er is een klein beetje interactie via de chat mogelijk en de vragen die komen kun je meteen beantwoorden, aangezien de talk niet live is maar vooraf opgenomen.
Het grote voordeel van deze vorm is het napraten achteraf in bijvoorbeeld Zoom. Via Zoom kun je meerdere break-out rooms maken, zodat er per ruimte niet meer dan 10-15 personen kunnen plaatsnemen. Die het gesprek daar met bijvoorbeeld de spreker of elkaar kunnen voortzetten. Als je het gesprek zat bent, kun je je door de host naar een andere kamer laten verplaatsen. Hele leuke interactie, leuke gesprekken die gevoerd kunnen worden voor meer verdieping.
Nadeel: krijg je kijkers maar eens in Zoom als de video is afgelopen. Je moet ze dan namelijk wel van bijvoorbeeld een Youtube livestream zover krijgen dat ze doorklikken naar de break-out rooms in Zoom. Dat is een lastig pad en je zult zien dat er veel afhakers zijn. Terwijl de interactie in de Q&A sessie nu juist het hele digitale event kan maken of breken.
Wil je een kleine sneak-preview of hoe onze online meetup eruit zag? https://www.youtube.com/watch?v=qYkq1-r8ypY&feature=youtu.be Of benieuwd wanneer onze volgende online meetup is: Check onze meetup pagina.
Ok dan
Kortom, verschillende vormen met verschillende positieve en negatieve kanten. Na onze ervaringen met deze 3 vormen hebben we besloten om de volgende meetup van Keytoe in een vierde vorm te gieten.
We nodigen alle deelnemers uit om via Zoom de online meetup te bezoeken. We zitten dus vast aan een restrictie van maximaal 100 mensen. Maar groot voordeel hiervan is dat we de talks live kunnen uitzenden. En deze livestream ook nog eens via Youtube live kunnen streamen met 20 seconden vertraging. Maximale bereikbaarheid dus.
En het leuke van deze vorm is dat je je toehoorders meteen na afloop van de talks kunt indelen in break-out rooms. Met zo hopelijk meer interactie en leuke gesprekken tot gevolg.
Hulp nodig?
Is dit het meest ideaal? Geen idee, we experimenteren rustig voort. En dromen ook van online meetups zoals deze: https://www.linkedin.com/posts/stevenvanbelleghem_vorige-week-mocht-ik-spreken-op-the-digital-ugcPost-6661544672340525056-n7em
Hulp nodig bij de opzet van je online webinar? We hebben de ruimte, de mensen en de kunde intussen. Dus laat het ons zeker weten als we je kunnen helpen.
En oh ja: zie ik iets over het hoofd, of heb je een super-tip die in dit artikel moet komen? Laat het me weten: patrick@keytoe.nl.